紙の帳票やPDF文書が多く残る業務現場において、「OCR（光学文字認識）」の導入が加速しています。とはいえ、OCRを導入すれば何がどう変わるのか、実際にどんな作業が削減されるのかがイメージしづらいという方も多いのではないでしょうか？
OCRは単に文字を読み取るだけのツールではなく、日常業務のさまざまな「無駄な作業」を削減し、業務全体のスピードと精度を向上させる力を持っています。
本記事では、OCRを導入することで削減される具体的な作業や、それによって得られるメリットを、業務の現場目線で詳しく解説します。
OCRとは何か？基本機能と役割
OCRの仕組みと導入目的
OCR（Optical Character Recognition／光学文字認識）は、紙の書類や画像内にある文字を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。スキャンした帳票やPDFファイルから文字情報を抽出し、CSVやExcelなどの形式に変換することで、手作業による入力や転記を不要にします。
この技術を導入する最大の目的は、「手間のかかる作業を減らし、ミスを防ぎ、業務を効率化する」ことです。
AI-OCRとの違いも簡単に理解しよう
従来のOCRは、印刷された定型帳票の文字認識に強みがありましたが、手書きや非定型レイアウトには弱点がありました。
一方で、AI-OCRはAI（人工知能）によって文字の形状やレイアウトを学習し、手書き文字や複雑な帳票でも高精度に認識できるようになっています。より幅広い業務に対応したい場合には、AI-OCRの導入が有効です。
OCR導入で削減できる作業一覧
手入力作業の削減
OCR導入によって最も大きく削減されるのが「手入力作業」です。たとえば、FAXや紙で届いた注文書・請求書・申請書などの情報を、Excelや社内システムに入力する業務は、多くの企業で今なお手作業で行われています。
OCRを使えば、スキャンまたは写真を取り込むだけで、文字情報を自動抽出・データ化でき、これまで数十分〜数時間かかっていた入力作業が数分で完了します。
紙帳票の分類・仕分け
紙の帳票を受け取った後、「これは営業部に」「これは経理部に」といった物理的な仕分けや、PDFをフォルダに保存する作業も削減できます。OCRと連携したシステムであれば、帳票の内容に応じて自動でファイル名をつけたり、指定のフォルダに仕分けたりすることが可能です。
これにより、仕分けミスや放置のリスクも軽減され、情報共有のスピードも上がります。
情報転記・チェック作業
請求書や申込書の情報を別のシステムや帳票に「転記」する作業は、ヒューマンエラーが起きやすく、確認作業にも時間がかかります。OCRを使えば、入力からデータ登録までを一括で自動処理できるため、転記ミスや二重入力をなくすことができます。
また、AI-OCRでは、読み取った内容を自動チェックしてエラーを検出する仕組みも整えられるため、確認作業も効率化されます。
書類のファイリングと保管作業
紙書類をファイルに綴じて、キャビネットに保管する作業もOCRによるデジタル化によって不要になります。OCRで文字情報まで取得したPDFをクラウドやファイルサーバーに保存すれば、検索性も格段に向上し、探す手間もかかりません。
これにより、書類保管スペースの削減や、紛失リスクの軽減にもつながります。
導入によって得られる5つの業務メリット
作業時間の短縮
OCRにより入力や仕分けが自動化されれば、業務時間は大幅に短縮されます。1日数時間を占めていた入力作業が、わずか数分に短縮される例もあります。
ヒューマンエラーの削減
人手による入力や転記では、どうしてもミスが発生します。OCRを使えば、ルールに沿った正確な読み取りが可能となり、ミスや確認作業が激減します。
人的リソースの再配置
手入力や仕分けにかけていた人員を、より付加価値の高い業務に移すことができます。OCRは単なるコスト削減だけでなく、人材活用の最適化にも貢献します。
ペーパーレス化の推進
OCRによって紙書類をデジタル化すれば、物理的な書類のやり取りが不要になり、ペーパーレス化が一気に進みます。結果として、印刷コストや紙代の削減にもつながります。
DX・業務自動化の土台作り
OCRは、業務DX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩として非常に有効です。OCRでデータを構造化し、RPAやシステム連携を行うことで、さらに高度な自動化が実現できます。
実際の導入事例と効果
製造業における伝票入力業務の改善
ある製造業では、仕入先から毎日届く納品書の情報を手入力していました。OCRを導入することで、納品書をスキャンするだけで自動的にシステムへデータ連携できるようになり、作業時間が約70%削減されました。
医療現場での患者情報入力の効率化
あるクリニックでは、初診の問診票を紙で受け取り、受付が手入力していました。AI-OCRを導入し、スキャンするだけで電子カルテへデータを取り込めるようにした結果、入力作業がほぼゼロになり、待ち時間の短縮にもつながりました。
