業務効率化やDX推進を進める中で、「OCR」と「RPA」を導入する企業が増えています。
しかし、それぞれを単体で活用するだけでは、本来得られるはずの大きな効果を十分に発揮できない場合があります。
実は、OCRとRPAは連携させることで真価を発揮します。
OCRで紙書類をデータ化し、そのデータをRPAが自動処理することで、これまで人が行っていた入力・転記・登録作業を一気に自動化できるのです。
本記事では、OCRとRPAの基本的な連携方法から、具体的な導入手順や成功のポイントまで、わかりやすく解説します。
OCRとRPAの役割の違いを理解しよう
OCRの役割とは
OCR（光学文字認識）は、紙やPDFなどの非構造データから文字情報を抽出し、デジタルデータに変換する技術です。
注文書や請求書、申請書などをスキャンし、テキストデータとして取り出すことで、手入力を不要にします。
しかし、OCRはあくまで「文字を読み取る」技術であり、その後の処理までは自動で行いません。
RPAの役割とは
RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上で人が行う操作を自動化するソフトウェアロボットです。
データ入力、システム登録、メール送信、ファイル保存などの定型業務を自動で実行します。
つまり、OCRが“データを作る役割”、RPAが“データを処理する役割”を担うと考えるとわかりやすいでしょう。
OCRとRPAを連携させる仕組み
基本的な連携フロー
OCRとRPAの連携は、以下のような流れで行われます。
- 紙帳票やPDFをOCRで読み取る
- 文字情報をCSVやExcel形式で出力する
- RPAがそのデータを取得する
- 基幹システムや業務システムへ自動入力する
この流れを構築することで、「紙→データ化→システム登録」までを完全自動化できます。
API連携とファイル連携の違い
OCRとRPAの連携方法には、主に「API連携」と「ファイル連携」の2種類があります。
API連携は、システム同士を直接接続し、リアルタイムでデータをやり取りする方法です。
高速かつ安定した連携が可能ですが、開発コストが発生する場合があります。
一方、ファイル連携は、OCRが出力したCSVファイルなどをRPAが読み込む方法で、比較的簡単に構築できます。
中小企業ではこの方式が多く採用されています。
OCR×RPA連携の具体的な導入手順
業務フローの可視化
まず行うべきは、現状の業務フローを可視化することです。どこで紙が発生し、誰が入力し、どのシステムに登録しているのかを整理します。
無駄や重複作業を明確にすることで、自動化の対象範囲が見えてきます。
OCRでデータ化する範囲の決定
次に、帳票のどの項目をデータ化するかを決めます。
すべてを読み取る必要はなく、システム登録に必要な項目に絞ることで精度と効率が向上します。
特に非定型帳票の場合は、AI-OCRの導入も検討するとよいでしょう。
RPAのシナリオ設計とテスト
OCRで取得したデータをどのようにシステムへ登録するか、RPAのシナリオを設計します。
入力順序やエラー時の処理、完了通知の方法まで細かく設計することが重要です。
本番稼働前には必ずテストを行い、想定外のケースにも対応できるようにしておきましょう。
連携によって自動化できる業務例
請求書処理の自動化
請求書をOCRで読み取り、金額や取引先情報を抽出し、RPAが会計システムへ自動登録することで、経理業務の大幅な効率化が可能になります。
注文書・FAX受発注業務の自動登録
FAXで受信した注文書をOCRでデータ化し、RPAが受発注管理システムへ登録する仕組みを構築すれば、受発注処理のスピードが飛躍的に向上します。
申込書・アンケート処理の効率化
紙の申込書やアンケートをOCRで読み取り、RPAが顧客管理システムへ反映することで、入力作業と確認作業を削減できます。
OCRとRPA連携を成功させるポイント
前処理と精度向上の重要性
OCRの精度が低ければ、RPAも誤ったデータを処理してしまいます。
そのため、画像の前処理や帳票のフォーマット統一など、精度向上の取り組みが重要です。
例外処理フローの設計
すべての帳票が完璧に読み取れるわけではありません。
誤認識や読み取り不能な場合に、人が確認できるフローを設けておくことが重要です。
段階的なスモールスタート
最初から全業務を自動化するのではなく、対象を限定して小さく始めることで、リスクを抑えながら改善を重ねることができます。
まとめ：OCRとRPAの連携で業務自動化を完成させる
OCRとRPAは、それぞれ単体でも効果的なツールですが、連携させることで初めて本格的な業務自動化が実現します。
OCRが紙情報をデータに変換し、RPAがそのデータを処理する。
この役割分担を明確にし、適切な連携フローを構築することで、入力・転記・登録といった定型業務は大幅に削減できます。
DXを推進するうえで、OCRとRPAの連携は非常に強力な選択肢です。
まずは現状業務を整理し、小さな業務から自動化を始めてみてはいかがでしょうか。
