日々の業務で届くFAX帳票、仕分け作業に時間と手間を取られていませんか？
特に受発注や請求処理など、FAXを多用する業務では、帳票の確認・印刷・仕分け・配布までの一連の作業が社員の大きな負担になっているケースも多く見られます。 本記事では、FAX帳票の仕分け作業を効率化・自動化する方法を、わかりやすく解説します。 業務効率化を目指す企業様にとって、具体的なソリューションや導入メリットが見えてくるはずです。
FAX帳票の仕分けが業務効率に与える影響
なぜFAX帳票の仕分けが問題なのか
FAX帳票の仕分け作業は、想像以上に多くの時間と労力を必要とします。日々届く大量のFAXを確認し、内容を読み取り、関連部署や担当者ごとに仕分けていく作業は、単純ながら時間を奪われやすい業務です。
特に人手で対応している場合、ミスや漏れも発生しやすく、確認の手戻りや業務の遅延にもつながります。中には、1日数十枚のFAX帳票を処理するために、社員1名が毎日1～2時間を割いている企業もあり、見えない人件費の負担が積み重なっているケースも少なくありません。
このようなアナログ業務を見直さずに続けていると、全体の業務効率やスピードが落ち、競合との差を生む一因にもなります。
アナログ管理による非効率の実態
紙で届いたFAX帳票を印刷し、手で仕分け、各部署へ配布するというプロセスは、多くの企業で今なお行われています。 しかしこの方法は、時間的コストだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも孕んでいます。
たとえば、FAXの仕分けミスにより、注文書が誤って別部署へ届いたり、納期の遅延につながるようなトラブルが発生する可能性もあります。また、帳票の保存や管理も手間となり、後で確認したいときにすぐに探せないという課題も生じがちです。
これらの非効率は、単なる手間ではなく、業務全体に悪影響を及ぼす「無駄なコスト」だといえるでしょう。
FAX帳票の仕分けを自動化する方法
OCRとFAXサーバーの活用
FAX帳票の仕分けを自動化する第一歩として、OCR（光学文字認識）とFAXサーバーを組み合わせたシステムの導入が効果的です。FAXで届いた帳票をPDFなどのデジタルデータとして保存し、OCRで文字情報を自動認識させることで、内容に応じた自動仕分けが可能になります。
たとえば、取引先名や発注番号、部署名などをOCRで読み取り、それに応じて指定フォルダや担当者宛に自動で振り分ける仕組みを構築できます。この仕組みにより、従来人の手で行っていた作業を大幅に削減できるのです。
ある製造業の企業では、このシステムを導入したことで、FAXの仕分け作業にかかる時間を80%以上削減することに成功しました。作業の迅速化により、顧客対応のスピードも上がり、業務全体の品質向上にもつながっています。
RPAによる仕分けの自動実行
さらに効率化を進めたい場合は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入がおすすめです。RPAを活用することで、OCRで読み取った情報をもとに、FAXの仕分け・通知・保管・記録といった一連の業務を全て自動で行うことが可能になります。
これにより、FAXを受け取った後の業務フローがほぼノータッチで完了するようになります。社員は内容の最終確認だけに集中すればよくなり、作業の精度やスピードが大幅に向上します。
特に日々大量のFAXを扱う業種にとっては、このRPAによる自動化が大きな業務改革につながるでしょう。
実際の業務改善事例
受注業務での自動仕分け活用
中堅規模の商社では、毎日朝に届く発注FAXを手作業で仕分けるため、専任のスタッフが2時間以上をかけて対応していました。しかし、OCRとRPAを連携させた自動仕分けシステムを導入したことで、この作業時間がわずか10分に短縮。
浮いた時間を営業支援や在庫管理にあてることができ、社内全体の業務効率が向上しました。FAX帳票の自動仕分けが、単なる作業削減にとどまらず、企業全体の生産性向上につながる好例です。
物流部門での導入成功例
ある物流企業では、出荷指示書や納品書などのFAX帳票を、部門ごとに仕分け・スキャン・デジタル保管まで自動化する仕組みを構築。さらに管理台帳への自動記録とも連携させ、帳票確認の手間や人的ミスを大幅に減らすことに成功しました。
結果として、配送ミスの発生率が20%減少し、カスタマーサポートへの問い合わせ件数も大きく減ったとのことです。FAX帳票の効率的な取り扱いが、顧客満足度の向上にも直結していることが分かります。
導入時の注意点と選定ポイント
自社業務フローとの適合性
FAX帳票の仕分け自動化システムを導入する際には、まず自社の業務フローを可視化し、どのタイミングで帳票が発生し、誰が処理しているのかを整理することが重要です。フローに合わない仕組みを導入してしまうと、かえって現場の負担が増す可能性もあります。
実際の業務に沿った形でカスタマイズできるかどうか、また既存のシステムとの連携が可能かどうかも、選定時の大きなポイントになります。
セキュリティ対策の確認
FAX帳票には、顧客の個人情報や取引内容など、機密性の高い情報が含まれることが少なくありません。そのため、自動仕分けを行うシステムには、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。
具体的には、通信の暗号化、アクセス制限、操作ログの保存などが必要です。クラウド型のサービスを導入する場合には、データセンターの安全性やバックアップ体制についても確認しておくと安心です。
まとめ：FAX帳票仕分けの効率化で未来の業務を変える
FAX帳票の仕分け業務は、見落とされがちですが、多くの企業にとって重要な業務プロセスの一部です。従来の手作業による仕分けは時間と人手を必要とし、業務のボトルネックになりがちです。
しかし、OCRやRPAなどのテクノロジーを活用することで、FAX帳票の処理を自動化し、業務効率の飛躍的な向上が見込めます。実際に導入した企業では、業務時間の大幅削減だけでなく、ミスの防止や顧客満足度の向上といった副次的なメリットも報告されています。
今後の業務改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める中で、FAX帳票の仕分け自動化は避けて通れない課題といえるでしょう。
まずは自社のFAX業務の現状を見直し、どの工程に改善の余地があるかを明確にすることから始めてみてください。